บทความ และ video ประกอบการสอนนี้จะสอนคุณทุกอย่างที่จำเป็นเกี่ยวกับการใช้ Pivot Table บน Microsoft Excel  แล้วคุณจะรู้ว่า Pivot Table ทำอะไรๆ ได้มากกว่าที่คุณคิด ผมรับรองว่าเมื่อคุณอ่าน/ดู VDO ประกอบ และลองทำตามด้วยไฟล์ตัวอย่างที่เตรียมไว้ให้แล้ว คุณจะใช้ Pivot Table ทำอะไรได้อีกมากมายครับ

Pivot Table คืออะไร?

Pivot Table เป็นเครื่องมือบน Excel ที่นำข้อมูลที่อยู่ในลักษณะตารางฐานข้อมูล มาให้เราพลิกแพลงไปมาเพื่อดูผลสรุปข้อมูลในรูปแบบ และ มุมมองต่างๆ กัน

โดยเวลาสร้างตาราง Pivot ขึ้นมาแล้ว หัวตารางของข้อมูลต้นฉบับของเรา จะกลายร่างเป็น Pivot Table Field List ด้านขวาบน ซึ่งมันจะเป็นเหมือน Item ที่ให้เราหยิบไปใช้ทำอะไรได้มากมาย

โหลดไฟล์ตัวอย่างได้ที่นี่ =>  inwexcel-pivot-practice.xlsx

หลังจากโหลดไฟล์ตั้งต้นไปแล้ว เรามาเรียนรู้ต่อไปด้วยกันเลยครับ

Video ประจำตอน

มี 3 ไฟล์ด้วยกัน ตั้งใจดูให้ดีล่ะครับ ยาวหน่อย แต่อัดแน่นด้วยเนื้อหาครับ
สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table บน Excel ตอนที่ 1/3 :
http://www.youtube.com/watch?v=_KB4LAMQbWU

สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table บน Excel ตอนที่ 2/3 :
http://www.youtube.com/watch?v=rrUerQbuAJ8

สรุปทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ Pivot Table บน Excel ตอนที่ 3/3 :
http://www.youtube.com/watch?v=2VJ7eTKmzK4

Field List เอาไปทำอะไรต่อ?

เราสามารถลาก Field List แต่ละอันลงไปได้ 4 พื้นที่ข้างล่าง  (1 Field List สามารถลากลงไปใช้ได้มากกว่า 1 ครั้ง โดยลงช่อง Value ซ้ำได้) ดังนี้

• Report Filter = ทำหน้าที่คัดกรองข้อมูลบน Pivot ให้แสดงเฉพาะข้อมูลที่อยู่บรรทัดเดียวกับ Item ใน Field List ที่กำหนด
• Column Label = เป็นการเอาข้อมูลในรูปแบบประเภท/หัวข้อ/กลุ่ม มาไว้ที่หัวตาราง Pivot (ด้านบน) เพื่อให้เกิดการจัดกลุ่มแบบคอลัมน์
• Row Label = เป็นการเอาข้อมูลในรูปแบบประเภท/หัวข้อ/กลุ่ม มาไว้ที่ด้านซ้ายของตาราง Pivot (ด้านบน) เพื่อให้เกิดการจัดกลุ่มแบบแถว
• Values = เป็นการสำนวณสรุปค่าทางสถิติ ทำได้หลายรูปแบบ เช่น SUM, Count, Average, Max, Min โดยอาจแสดงได้ทั้งในรูปแบบปกติ, %ของทั้งหมด, %ของแถว,%ของคอลัมน์, การรวมแบบสะสมค่า เป็นต้น

ตัวอย่าง เช่น

 ลูกเล่นในข้อมูลตำแหน่งต่างๆ

ลูกเล่นที่ Report Filter

• สามารถเลือก Choice ได้หลายอันพร้อมกัน โดยให้ติ๊กปุ่ม Select Multiple Items ก่อน

ลูกเล่นที่ Row Label และ Column Label

1. สามารถกดปุ่มลูกศร แล้วเลือก Sort ข้อมูล หรือ Filter ข้อมูลบน Label ได้

• การ Sort ข้อมูล
  • A -> Z (น้อยไปมาก)
  • Z -> A (มากไปน้อย)
  • More Sort Options
    • Manual (ลากสลับตำแหน่งเองได้)
    • Ascending by หรือ Descending by Field xxx = ให้เรียง Field ตามข้อมูลใน Field Values อื่น
• การ Filter ข้อมูล
  • Label Filter เอาไว้คัดกรอง Label ประเภทตัวหนังสือ
  • Value Filter เอาไว้คัดกรอง Label ประเภทตัวเลข
  • หรือจะใช้วิธีติ๊ก Choice เลยก็ได้

2. สามารถจัดกลุ่มข้อมูลได้ (Group & Ungroup)

การจัดกลุ่มมีอยู่ 3 ลักษณะ คือ

1. ข้อมูลเป็น Text
   • ให้เลือก Label ที่ต้องการจัดให้อยู่ในกลุ่มเดียวกันพร้อมกันทีละหลายๆ อัน
   • จากนั้นค่อยกด Ribbon Options => Group Selections
2. ข้อมูลเป็นตัวเลข
   • ให้เลือกที่ Label ช่องใดช่องหนึ่งแล้วกด Group Selections
   • มันจะขึ้นให้กดหนดจุดเริ่มต้น จุดสิ้นสุด และความกว้างของช่วง
3. ข้อมูลเป็นวันที่
   • ให้เลือกที่ Label ช่องใดช่องหนึ่งแล้วกด Group Selections
   • มันจะขึ้นให้เลือกว่าจะจัดกลุ่ทวันที่ตามอะไร (เลือกได้หลายอันพร้อมกัน) เช่น วัน (ระบุได้ว่าเอาช่วงกี่วัน) , เดือน, Quarter, ปี เป็นต้น

ซึ่งพอจัดกลุ่มใหม่แล้ว อาจเกิด Field ใหม่เพิ่มขึ้นมาให้เราเล่นได้อีกด้วยครับ!

3. สามารถเลือกวิธีการสรุปข้อมูล (Subtotal) ก่อนจะขึ้น Label ใหม่ได้

ให้คลิ๊กขวาที่ Label ที่ต้องการจะทำการ Subtotal แล้วเลือก Field Settings (ปกติจะเป็น Auto)

• None = ไม่แสดงการสรุปข้อมูล
• Custom สามารถเลือกได้หลายตัวพร้อมกัน

ลูกเล่นที่ Values

ส่วนใหญ่แล้ว สิ่งที่ยากของ Pivot Table จะอยู่ที่วิธีการคำนวณตรง Values ครับ เพราะมันมีให้ปรับได้หลากหลายมาก เช่น ในตัวอย่างข้างบนใช้วิธี SUM แต่ Pivot ยังมีวิธีอื่นๆอีกเยอะแยะครับ วิธีการปรับแต่งคือให้คลิ๊กขวาที่ข้อมูลแล้วกด Value Field Setting ครับ

โดยจะมีให้ปรับ 2 แถบ คือ

• Summarized by : แปลว่าให้ทำการสรุปทางสถิติด้วย Function อะไร
  • เช่น SUM ก็จะทำการรวมค่าใน Field นั้น แบ่งตามกลุ่ม ของ Filter, Row Label, Column Label เป็นต้น แต่ถ้าเป็น Count ก็จะนับจำนวน ถ้าเป็น Max ก็เอา Item ที่ค่ามากที่สุดมาโชว์
    
• Show Value As : เป็นเอาค่าที่คำนวณได้จาก Summarized by มาคิดต่อ ว่าจะให้แสดงค่า Relative กับช่องอื่นของ Pivot ยังไง
  • เช่น ปกติจะเป็น Normal (No Calculation) ก็จะแสดงค่าออกมาตรงๆ ไม่มีการคำนวณต่อ แต่ถ้าเราไปเลือก % of row มันก็จะเทียบ Grand Total ของแต่ละแถวให้เป็น 100% แล้วดูว่าค่าในช่องนั้นๆ เป็นกี่ % ของค่ารวมระดับแถว เป็นต้น
  • บางหัวข้ออาจต้องเลือก Based Field หรือ Based Item ซึ่งหมายถึงค่าที่มันจะใช้อ้างอิงในการคำนวณ (ลองดูใน video ได้)
    

ลูกเล่นอื่นๆ

สร้าง Field List เพิ่ม

เราสามารถสร้าง Field เพิ่มให้ Pivot Table ได้ 2 วิธี คือ

1. ไปแก้ที่ Source Data โดยตรง (แทรก Field ที่ Source Data เลย) แล้ว Refresh Pivot Table
2. สร้าง Field เพิ่มที่เรียกว่า Calculated Field (วิธีนี้ไม่ต้องแก้ Source Data) โดย
   1. ไปที่ Ribbon Options ของ Pivot Table
   2. ในแถบ Tools คลิ๊ก Formulas
   3. เลือก Calculated Field
   4. ตรง Name ให้ตั้งชื่อ Field ตามต้องการ
   5. ตรง Formula ให้ใส่สูตรการคำนวณกตามตั้งการว่าต้องการให้สัมพันธ์กับ Field อื่นๆ อย่างไร

Classic Pivot Layout

ทำให้หน้าตาเหมือน Pivot Table ของ Excel 2003 โดยข้อดีคือ

1. มีชื่อ Field ชัดเจน
2. สามารถลาก Field ไปมาได้โดยตรงที่ตัวตาราง Pivot เอง
3. ข้อมูลใน Row Label/Column Label ที่ Sub ย่อยลงไปจะแยกอยู่คนละคอลัมน์/คนละแถวกับตัวหลัก

โดยให้คลิ๊กขวาที่ตาราง Pivot แล้วเลิอก Pivot Table Options => Display => Classic PivotTable Layout

หากเพื่อนๆ สงสัยหรือติดปัญหาอะไร อย่าลืมแวะมาถามได้ใน Facebook นะครับ www.facebook.com/inwexcel